Para não se enrolar ou errar na hora de preencher a Declaração de Ajuste Anual de Imposto de Renda é preciso ter reunido toda a documentação necessária para a comprovação dos rendimentos e das despesas dedutíveis. Caso a Receita questione alguma informação, será necessário ter o comprovante correto para escapar da malha fina. O ideal é guardá-los em uma pasta (que pode ser até virtual, se os comprovantes tiverem sido fornecidos pela internet).
Veja a seguir os comprovantes que você deve reunir para declarar o IR2013 e por quanto tempo eles devem ser guardados. Em seguida, veja outros comprovantes que é de bom tom guardar por certo prazo, caso os pagamentos sejam questionados.
Comprovantes para a declaração de IR – guardar por sete anos
Os documentos necessários para a Declaração de IR devem ser guardados por cinco anos contatos a partir de 1º de janeiro do ano seguinte ao do processamento da declaração. Ou seja, documentos emitidos em 2012 para a comprovação das informações na declaração de 2013 devem ser guardados por cinco anos a partir de 1º de janeiro de 2014 – ou até o fim de 2019. Isso se a declaração for processada ainda em 2013. Se cair na malha fina e for processada no ano que vem, por exemplo, a contagem começa em 1º de janeiro de 2015. Os comprovantes são:
1. Informes de rendimentos dos bancos: enviados até o final de fevereiro via correio ou disponíveis na internet; para quem não tem internet banking, podem ser obtidos no caixa eletrônico ou na boca do caixa. Trazem os saldos das contas bancárias e os rendimentos das aplicações financeiras. “Quem tiver encerrado o vínculo com a instituição financeira em 2012 deverá comparecer à agência bancária para obter o informe de rendimentos do período em que ainda era correntista”, diz Rogério Kita, sócio da NK Contabilidade.
2. Informe de rendimentos do empregador: enviado até o final de fevereiro pela empresa empregadora em papel ou disponibilizado na intranet. Traz todas as informações referentes a rendimentos, contribuições para o INSS, imposto de renda retido na fonte e eventuais contribuições para previdência privada e coparticipação em plano de saúde corporativo. Quem se desligou de uma empresa em 2012 deverá entrar em contato com o departamento de Recursos Humanos do antigo empregador e solicitar seu informe de rendimentos.
3. Informes de rendimentos de gestoras e corretoras: quem investe por meio de gestoras ou corretoras independentes receberá, também até o fim de fevereiro, o informe de rendimentos contendo o saldo em conta e em cada aplicação, bem como os rendimentos anuais. As aplicações vêm designadas por tipo (ações, CDBs etc.) ou uma a uma. “As corretoras enviam os informes de rendimentos mensais, mas note que o que vai ser utilizado para efeitos de declaração de IR será o informe anual, que traz os saldos em 31/12/2011 e em 31/12/2012”, ressalta Kita.
4. Recibos e notas fiscais de serviços médicos e odontológicos (consultas, internações, exames e gastos com plano de saúde, entre outras despesas com saúde): devem necessariamente conter a razão social da empresa ou o nome completo do profissional, seu CNPJ ou CPF, o endereço do estabelecimento, o serviço realizado, o nome completo do paciente e o valor. Caso o estabelecimento ou profissional deixe de declarar o valor recebido, o paciente pode cair na malha fina mesmo que esteja correto. Caberá ao paciente, portanto, comprovar por meio do recibo que aquele pagamento foi de fato efetuado. Se houver reembolso pelo plano de saúde, será preciso declarar o valor cheio do serviço e o valor reembolsado.
5. Recibos, notas fiscais ou boletos pagos de despesas com educação do próprio contribuinte ou de seus dependentes (escola, faculdade, pós-graduação, ensino técnico): é preciso ter os comprovantes de todos os meses, contendo o nome e o CNPJ da instituição de ensino. Cursos livres e de extensão, como cursos de idiomas ou cursinhos preparatórios, não são dedutíveis.
6. Comprovantes de contribuição previdenciária para empregados domésticos com carteira assinada: trata-se do carnê do INSS ou do comprovante online, para quem paga pela internet. É preciso reunir os comprovantes de todos os meses em que ocorreu a contribuição para poder comprovar a dedução.
7. Boletos pagos de aluguel ou documento anual emitido pela administradora que ateste a quitação das parcelas do aluguel: tanto para quem mora de aluguel quanto para o proprietário que recebe a renda dos aluguéis.
Outros comprovantes – guardar pelo prazo de prescrição de eventual dívida ou de garantia de eventual produto
1. Comprovantes de pagamentos de impostos. Prazo: dez anos.
2. Boletos pagos ou comprovantes anuais de pagamento de contas de consumo, como água, luz, telefone, gás, internet e celular. Prazo: cinco anos.
3. Comprovantes de pagamento de consórcios, empréstimos e financiamentos bancários. Prazo: cinco anos.
4. Comprovantes de pagamento de taxas de condomínio. Prazo: cinco anos, para taxas pagas depois de 11 de janeiro de 1993; 20 anos para taxas pagas antes desta data.
5. Recibos e notas fiscais de serviços de profissionais liberais e outros serviços como academia de ginástica, curso de idiomas, entre outros. Prazo: cinco anos.
6. Faturas de cartões de crédito ou documentos anuais que comprovem a quitação das faturas. Prazo: cinco anos.
7. Comprovantes de pagamentos de seguros e de despesas com hospedagem e alimentação. Prazo: um ano.
8. Notas fiscais de produtos. Prazo: pelo tempo de garantia do produto.